Ein funktionierendes Berichts- und Kommunikationswesen stellt sicher, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen, Entscheidungen nachvollziehbar getroffen und erforderliche Maßnahmen verbindlich umgesetzt werden.

Überfüllter Sitzungssaal: Viele Menschen reden gleichzeitig und gestikulieren an einem langen Tisch voller Aktenordner und hoher Papierstapel; darüber schweben unzählige Sprechblasen mit unleserlichen Notizen und Diagrammen (Bild vergrößern)

Auch dieser Bereich bietet die Möglichkeit, die Anforderungen eines Qualitätsmanagementsystems mit einem strukturierten und hilfreichen Projektmanagement zu verbinden. So fordert beispielsweise die ISO 9001 in Abschnitt 7.5 „dokumentierte Informationen“ und in 8.2.1 die „Kommunikation mit Kunden“.

Ähnlich wie im Artikel zu den „interessierten Parteien“ beschrieben, empfiehlt es sich, zunächst die wichtigsten Kommunikations- und Berichtsstrukturen des Gesamtunternehmens aufzulisten. Hier ist je nach Organisationsgrad des Unternehmens individuell zu entscheiden, ob beide Auflistungen in einer Übersicht oder aber getrennt voneinander erstellt werden. Ich persönlich rege dazu an, beides getrennt voneinander zu betrachten und zu dokumentieren, da dies die Anwendung bzw. Ergänzung beider Übersichten für ein spezielles Projekt vereinfacht.

Für die Aufzählung, was im Unternehmen wo festgelegt und berichtet wird, sind folgende Fragestellungen zu beachten:

  1. Ziel und Zweck (Warum wird berichtet?)
  2. Berichtsart (Status-, Fortschritts-, Abschlussbericht etc.)
  3. Berichtsinhalt (Welche Informationen, Ergebnisse, Maßnahmen etc. müssen enthalten sein?)
  4. Berichtsverantwortung (Wer erstellt den Bericht, prüft ihn ggf. und/oder gibt ihn frei?)
  5. Berichtsempfänger (Wer erhält den Bericht?)
  6. Berichtsintervall (Wann und wie häufig wird berichtet?)
  7. Berichtsformat und -weg (Gibt es Vorlagen? Schriftlich oder mündlich? Wo und wie wird der Bericht bereitgestellt?)
  8. Maßnahmen und Entscheidungen (Wie werden Handlungsbedarfe, Verantwortlichkeiten, Termine und Entscheidungen dokumentiert? Wie werden diese auf Wirksamkeit geprüft?)

Auch bei der Festlegung der Kommunikationsstrukturen (intern und/oder extern) sollte auf wesentliche Punkte geachtet und diese klar für die jeweilige Kommunikationsart geregelt werden. Dabei sind immer die Fragen zu beantworten: Was wird wann mit wem und wie besprochen und wer trägt hierfür die Verantwortung? Sinnvoll kann es sein, die Übersicht nach folgenden Kriterien zu strukturieren:

  1. Kommunikationsziele (Welchem Zweck dient die Kommunikation?)
  2. Kommunikationspartner (intern/extern)
  3. Kommunikationsinhalte (Welche Informationen werden ausgetauscht?)
  4. Kommunikationswege (persönliche Gespräche, Sitzungen, Videokonferenzen, E-Mails etc.)
  5. Kommunikationshäufigkeit (In welchen Intervallen wird kommuniziert?)
  6. Verantwortlichkeiten (Wer initiiert, koordiniert und dokumentiert die Kommunikation?)
  7. Informationspflichten (Wer muss aktiv informieren? Wer hat Informations- oder Beteiligungsrechte?)
  8. Dokumentation (Welche Kommunikationsvorgänge und Ergebnisse müssen wo und wie dokumentiert werden?)

Es gibt unzählige Möglichkeiten und Formen von Berichten und Kommunikationsstrukturen. Aufgeführt seien exemplarisch: Teamsitzungen, Sitzungen von Steuerungsgruppen, Aufsichtsgremien und deren Zusammenkünfte, Berichte interner Audits, Projektstatusberichte etc.

Weder die ISO noch ein Projektmanagement fordern möglichst viele Berichte, Sitzungen und Protokolle. Entscheidend ist, dass die erforderlichen Informationen verfügbar sind, Verantwortlichkeiten feststehen, Ergebnisse nachvollziehbar bewertet werden und aus festgestelltem Handlungsbedarf tatsächlich wirksame Maßnahmen entstehen.

Daher gilt zusammenfassend: So viel Kommunikation wie nötig – so wenig Bürokratie wie möglich.