Nach der Einführung in das Projektmanagement geht es in diesem Artikel um die Projektphasen.
Zunächst sollen die wesentlichen Merkmale von Projekten kurz aufgeführt werden. An erster Stelle ist zu beachten, dass Projekte meist einmalig und immer zeitlich befristet sind. Sprich: Sie haben einen klaren Start- und Endtermin. Innerhalb dieses Zeitrahmens erfordern Projekte sowohl finanzielle, personelle als auch sächliche Ressourcen. Hinzu kommt, dass die meisten Projekte dynamisch und komplex sind, so dass eine Vielzahl von Aktivitäten koordiniert werden muss. Zu berücksichtigen ist des Weiteren, dass es in und während der Projektlaufzeit häufig auch zu den vielfältigsten Konflikten kommen kann.
Um die gewünschten Ziele zu erreichen und die Ressourcen optimal zu nutzen, empfiehlt es sich, ein auf die Organisation zugeschnittenes Projektmanagement zu etablieren.
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Dieses gliedert sich in fünf Phasen, welche zunächst in diesem Artikel dargestellt werden sollen:
- Initialisierung (Start)
- Definition
- Planung
- Steuerung (Durchführung und Überwachung)
- Abschluss
Initialisierung
Im Rahmen der Initialisierung geht es zunächst um den Anlass bzw. den wahrgenommenen und/oder festgestellten Bedarf für das Projekt. Die Projektidee steht im Fokus. Sie ist auf ihre Machbarkeit bzw. Umsetzung zu prüfen und die jeweiligen Stakeholder sind zu identifizieren.
Definition
Dem schließt sich die Definitionsphase an. In ihr ist der Projektauftrag zu formulieren und klare Ziele sind festzulegen. Der Projektumfang und ggf. die Abgrenzung zu anderen Projekten sind zu definieren und die erforderlichen Rollen und Verantwortlichkeiten zu beschreiben.
Planung
Im Rahmen der Planungsphase werden anschließend Termine und Meilensteine innerhalb des Projektzeitraums gesetzt. Das Budget wird festgelegt und es werden klare Kommunikationsregeln vereinbart.
Steuerung
Eine wesentliche Phase ist die der Steuerung. Während der Projektumsetzung wird das Projekt überwacht und die Fortschritte mit definierten Controllinginstrumenten dokumentiert. Diese Phase ist besonders erfolgsentscheidend, da in ihr mögliche Abweichungen frühzeitig festgestellt werden und negativen Auswirkungen entgegengewirkt werden kann.
Abschluss
Nach der erfolgreichen Durchführung erfolgt im letzten Schritt der Projektabschluss. Dieser ist verbunden mit der Dokumentation und Kommunikation der Erfahrungen und Ergebnisse und kann wesentliche Impulse für neue Projekte geben.
Ausblick
Welche Werkzeuge und Instrumente in den einzelnen Phasen genutzt und gleichzeitig mit einem Qualitätsmanagementsystem verbunden werden können, wird zum Inhalt weiterer Artikel in dieser Blogrubrik gemacht.