Wie in dem Artikel zu den Projektphasen beschrieben, sollten in der Definitionsphase klare Ziele festgelegt werden. Hierbei ist zwischen den verschiedenen Zielebenen zu unterscheiden. Gerade im sozialen Bereich hat jedes Projekt natürlich ein Hauptziel. Bei europäisch geförderten Projekten in Baden-Württemberg sind dies zumeist die Verbesserung der gesellschaftlichen Teilhabe und Beschäftigungsfähigkeit oder die Vermeidung von Schulabbruch und Erhöhung der Ausbildungsfähigkeit. Diese übergeordneten Ziele müssen dann auf das jeweilige Projekt heruntergebrochen werden. Bspw. liest man in Projektanträgen häufig: „bei 90 % der teilnehmenden Jugendlichen unter 25 Jahren wird die Beschäftigungsfähigkeit erhöht“ oder „von den xy teilnehmenden alleinerziehenden Müttern werden 20 % in ein reguläres Beschäftigungsverhältnis vermittelt“.

Besprechungsraum: Auf einem Whiteboard stehen „Unsere Ziele“ mit vier nummerierten Zielen, Meilensteinen und Prioritäten; daneben zeigt ein Bildschirm „Zielerreichung“ mit Diagramm, abgehakten Zielwerten und dem Hinweis „Alle wichtigen Ziele erreicht!“. Ein Mann steht davor, das Team am Tisch applaudiert (Bild vergrößern)

Die allgemeinen Zieldefinitionen sind dann zwar konkretisiert, für die Mitarbeiter jedoch immer noch nicht operationalisiert. Das genannte Hauptziel des Projekts sollte daher in Unterziele zerlegt werden. Hierbei sind verschiedene Zielarten denkbar. Oft spricht man daher von Termin-, Kosten-, Sach- und Qualitätszielen. Denkbar sind aber auch Muss-, Soll-, Kann- und Wunschziele.

Bei der (Unter-)Zielformulierung gilt es zunächst folgende Fragen zu beantworten:

  • Was ist das Problem?
  • Was wollen wir erreichen?
  • Wer sind die Betroffenen?
  • Wie soll das Ergebnis aussehen und welche Qualität soll es haben?
  • Wann soll das Ziel erreicht sein?
  • Welche Ressourcen werden benötigt/wie viel dürfen sie kosten?

Des Weiteren ist unbedingt darauf zu achten, dass die formulierten Ziele SMART sind.

SMART steht hierbei für:

  • S – spezifisch
  • M – messbar
  • A – attraktiv, akzeptiert, motivierend, positiv formuliert
  • R – realistisch
  • T – terminiert

Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Ziele auch erreichbar sind und von den Mitarbeitern als solche wahrgenommen werden. Unrealistische Ziele führen oft zu Demotivation und sorgen nicht selten dafür, dass das Projekt als Ganzes nicht akzeptiert wird und dessen Umsetzung als nicht erstrebenswert erscheint.

Während der Definitionsphase können so Stück für Stück verschiedene Teilziele definiert werden, die schlussendlich zum Erfolg des Projektes führen. Hierzu müssen diese bzw. deren Zielerreichung jedoch auch kontrolliert werden. Kommt es zur Nichterreichung oder treten Probleme auf, die nicht vorhersehbar waren, kann so gegengesteuert werden. Wie man die Ziele und das Gesamtziel im Blick behält und für jeden nachvollziehbar darstellt, wird im Rahmen der Planungs- und Steuerungsphase beschrieben.

Im Übrigen: Viele Mitarbeiter arbeiten auch im Rahmen der Teilnehmerbetreuung mit Zielvereinbarungen. Hier gilt das Gleiche: SMARTe Ziele werden leichter akzeptiert und motivieren die Teilnehmer, weiter am Ball zu bleiben und sich in ihrem individuellen Tempo dem großen Ziel ihrer Projektteilnahme zu nähern und dieses erfolgreich zu erreichen.