Im Artikel zur Revision der ISO 9001 wurde bereits angesprochen, dass Chancen und Risiken getrennt voneinander zu betrachten und dementsprechend zu behandeln sind. Auch für das Projektmanagement hat das Thema eine nicht unerhebliche Bedeutung. An sich finden sich Chancen und Risiken in allen Phasen eines Projektes. Daher empfiehlt es sich, diese genauer in den Blick zu nehmen.
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Um die Anforderungen der ISO 9001 umzusetzen, gleichzeitig Gewinne für ein Projekt zu erzielen und die Mitarbeiter nicht mit zig verschiedenen Instrumenten zu überfordern, empfiehlt sich die Nutzung der SWOT-Analyse. Diese kann für das Unternehmen allgemein, zu bestimmten Fragestellungen und/oder zur Planung und Umsetzung eines Projekts genutzt werden.
Die Abkürzung kommt aus der englischen Sprache, wobei S für Strengths (Stärken), W für Weaknesses (Schwächen), O für Opportunities (Chancen) und T für Threats (Risiken/Bedrohungen) stehen. Die SWOT ist eine Situationsanalyse, die unternehmens-/projektinterne Gegebenheiten (Stärken und Schwächen) und unternehmens-/projektexterne Umweltbedingungen (Chancen und Risiken) berücksichtigt.
Zunächst sollten die Stärken und Schwächen des Unternehmens/des Projekts identifiziert werden. Hier lohnt es sich, bspw. auch Vergleiche mit den wichtigsten Wettbewerbern anzustellen. Vorhandene und künftige Ressourcen (finanziell, organisatorisch, personell, technisch) sollen identifiziert und auf ihre Eignung hin (bezogen auf den jeweiligen Kontext) überprüft werden.
Im Anschluss werden die Unternehmens-/Projektumwelt und die dortigen Entwicklungen betrachtet. Besonders wichtig hierbei ist das Abschätzen noch schwer vorhersehbarer Ereignisse, aus denen sich Chancen und/oder Risiken ergeben können.
Es empfiehlt sich, die Analyse innerhalb eines Workshops durchzuführen und diesen mit relevanten Personen zu besetzen, die in der Lage sind, realistische Einschätzungen aufgrund ihres Wissens/ihrer Erfahrung vorzunehmen. Besonders wichtig ist das Einbeziehen verschiedener Blickwinkel und das Zulassen aller Ideen, um einen möglichst weiten und vielfältigen Überblick der Themenbereiche zu erlangen.
Die einzelnen zusammengetragenen Punkte werden nun den vier Kategorien zugeordnet und in einer Matrix dargestellt. Abgeleitet werden können vier verschiedene Strategien:
- SO-Strategie: Nutzen von Chancen unter Einsatz von Stärken
- ST-Strategie: Ausgleich von Risiken durch Stärken
- WO-Strategie: Chancen nutzen, indem Schwächen abgebaut werden
- WT-Strategie: Schwächen abbauen und Risiken minimieren
Wie fast jedes strategische Instrument hat auch die SWOT-Analyse Vor- und Nachteile. So sind bspw. künftige Entwicklungen schwer absehbar (gerade im sozialen Bereich), die Einschätzung der Auswirkungen ist häufig subjektiv und das Benennen von Schwächen fällt den Beteiligten oft nicht leicht.
Aus meiner Sicht überwiegen jedoch die Vorteile, sowohl für das Unternehmen an sich als auch für einzelne Projekte. Im Rahmen der SWOT kommt es zu einer ausführlichen Auseinandersetzung mit den vier Kategorien, die sonst in der Regel vernachlässigt wird. Die Ergebnisse können eine wichtige Grundlage für die Strategiefindung/-ableitung darstellen und somit Risiken minimieren und Transparenz schaffen. Und nicht zuletzt können durch die Ist-Analyse ein Soll-Zustand und der Weg dorthin festgelegt werden.
Eine ausführliche und anschauliche Darstellung der SWOT-Analyse findet sich im Organisationshandbuch des Bundes.