Ebenfalls in der Definitionsphase des Projekts sollten die Rollen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Mitarbeiter festgelegt werden. Ein geeignetes Instrument hierfür ist das Funktionendiagramm, das auch als sog. Verantwortungsmatrix bekannt ist.
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Zunächst sind die verschiedenen Rollen im Projekt zu definieren. Grundsätzlich gibt es eine Projektleitung und verschiedene Projektmitarbeiter. Je nach Projekt können die jeweiligen Mitarbeiter natürlich unterschiedliche Aufgaben haben. Gerade in kleineren Organisationen wird immer auch die Geschäftsleitung in die Projekte einbezogen sein und natürlich die Mitarbeiter der Verwaltung. Häufig kommen auch Kooperationspartner als Beteiligte hinzu.
Sofern die Beteiligten benannt sind, werden im Anschluss die wesentlichen Projektaufgaben aufgeführt. Diese erstrecken sich von den Kernaufgaben (bspw. Betreuung und Beratung von Teilnehmern, Akquise von Arbeits- oder Praktikumsstellen) über die Öffentlichkeitsarbeit bis hin zur Verbuchung von Kosten und zur Abrechnung mit Kostenträgern.
Nun kann man in einer Tabelle die Aufgaben mit den Beteiligten grafisch darstellen und zu jeder Aufgabe die jeweilige Befugnis hinzufügen. Sehr oft wird hier mit den Abkürzungen V, E, D, M und I gearbeitet. Diese stehen für:
- V – verantwortlich
- E – entscheidend
- D – durchführend
- M – mitwirkend
- I – informiert
Das Arbeiten mit einer übersichtlichen Grafik empfiehlt sich hier, da auf einen Blick klar wird, wer für was verantwortlich ist bzw. wer auch von wem über was informiert werden muss. Diese Arbeitsweise hat sich in der Praxis besser bewährt als lange „Fließtexte“, für deren Lesen nicht nur oft die Zeit, sondern auch das Interesse fehlt.
Und wie immer gilt: Halten Sie das Verhältnis von Aufwand und Nutzen im Blick! Ich empfehle das Instrument nur dann, wenn viele Projektbeteiligte koordiniert werden müssen. Gerade in Kooperationsprojekten kann es dann hilfreich sein und auch um Projektgremien ergänzt werden.
Für kleinere Organisationen rate ich an, eine Verantwortungsmatrix bspw. in einen Projektplan zu integrieren. Wie dies funktionieren kann, wird in einem der nächsten Artikel beschrieben.
Wichtig an dieser Stelle ist: Jeder Projektbeteiligte muss wissen, was er zu tun hat, wofür er verantwortlich ist und wen er informieren muss. Dies spart in der Umsetzung Zeit und Kosten und kann als Nachweis im Qualitätsmanagement für ein durchdachtes Projektmanagement aufgeführt werden.